人資HR知識庫: 11月 2023

2023年11月28日星期二

還在手動excel算薪資?HRM系統讓工作效率不再慢半拍

還在手動excel算薪水？HRM系統讓工作效率不再慢半拍
你的公司還在用excel計算薪水嗎?網路上有許多教你如何用EXCEL算薪水文章，甚至還有些已開發出EXCEL套板免費讓人使用。邁入2023年的今天，人工計薪的工作效率已無法應付變化快速的網路環境，你公司需要再次進化，導入HRM系統提升你的工作效率。

為什麼要導入HRM系統?
我們從計算薪資的面向來說明為何要導入HRM系統

為何要導入HRM系統

前置作業
HR進行薪水計算前，需要進行前置作業的設定，而EXCEL在前置作業時，需人工進行設定Excel薪水計算公式、整理及比對人員出缺勤以及加班資料，此外需要人工維護人員加退保紀錄，每次使用都要注意公式正確性，若公司人員職務多樣，如產線人員、業務人員、計時人員等薪水給付方式不同，須個別彙整不同表格，整理出缺勤資料也要人工一一比對避免出錯，非常費時費力。而使用系統則由顧問協助設定薪水計算公式、可依不同類型人員對應不同公式，系統自動比對與彙整人員出勤異常與加班資料，且系統能自動依據人員投保級距、補助身分計算保費，且僅需第一次設定即可，後續每次使用都可以直接套入，出錯率降低。

作業流程
EXCEL進行薪水計算作業時，需複製貼上當月計薪人員資料至Excel檔，複製貼上銀行轉帳清冊或人工填寫匯款單據，再逐一列印員工薪資條、逐一製作人員電子薪資條；複製貼上過程中容易出錯，例如原表格資料順序有錯，EXCEL並不會給予提醒，導致匯入貼上錯誤資料，且須逐一列印薪資條及製作電子檔也是費時費力，有時甚至會有對應錯誤情形。

使用系統僅需點選薪水計算按鍵，完成薪水計算；點選按鍵，系統自動產生銀行轉帳清冊，且支援產出多家銀行不需再逐一製作，此外系統可自動列印紙本薪資條，同時自動生成加密電子薪資條並支援Web/APP查詢，降低資料錯誤的機會，且不用一一列印紙本薪資條，也不用一一製作電子薪資條，既方便又快速。

資料分析
若高層主管需要員工薪水資料進行分析，用EXCEL需要將薪水計算結果複製貼上至另一表單，再整理薪水報表，勞健保金額部分需要人工一筆一筆的追溯整理，中間轉移資料也會有對應錯誤或漏掉的可能發生。使用系統會自動產生樞紐分析報表，甚至支援產出含會計科目報表，且系統會自動檢核追溯勞健保金額，一樣僅需幾個鍵即完成，也不用擔心資料有錯誤的機會發生。

法規適用性
政府會進行法規變更，使用EXCEL的公司需人工從前置作業的計算公式逐一步驟修改維護，且須人資同仁時時留意法規異動，每次變更就是耗時費力重新設定，套用版本也有可能發生錯誤套入過去版本。而使用系統客服主動通知版本更新，法規更新前系統已改寫完畢，無新法上路等待系統更新的斷層期，更新方便，簡單快速，不用擔心套入錯誤版本。

除了上述計算薪水的益處，導入HRM系統能幫助HR更多優化管理、考勤、勞健保等等人資作業，如下方表訂條列說明，條例說明人力管理帶來的各種困擾到導入系統後各項層面的效益，最後也說明飛騰雲端系統與市面上其他HRM系統的服務差異，讓HR能選對管理系統，進行更有效率的工作。

為何需要導入 HRM 系統？
手工管理困擾	人事管理面	若所有資料均靠人工管理，或是用excel作業，查找管理不易且軌跡紀錄不易完整保存
		每年人員離職率、年資、年齡等分析資料需人工費時統計
		主管機關不定期抽查相關報表，每次均需費時處理，如新進人員率
		法規規範相關資料必須保存五年
	考勤管理面	目前無實際管理員工出缺勤刷卡，若主管機關檢查易有爭議
		法規規範相關資料必須保存五年
		請假卡與加班單均為紙本，易造成人事單位在結薪時間仍無法收齊
		請假與加班若採紙本管理，常發生異常狀況事隔太久無法追溯
		特休福利假需人工管理該年度是否享有？且須人工管理有效期限
		年度特休假也須人工管理可休天數與可休期限
	勞健保管理面	二代健保補充保費若採人工或Excel計算，不易計算
		法規規範每年至少兩次的平均工資試算進行勞健保級距調整作業，人工不易計算與追溯處理
		台灣勞健保法規經常異動，人為維護不易
		年度須提供員工勞健保繳費證明書，則須人工處理
	薪資管理面	手工計薪錯誤率較高，尤其當員工數增多，維護不易，數字勾稽困難
		每月薪資發放，需人工提供轉帳資訊給銀行，容易手工出錯
		異常管理困難，例如在職人數多於實際發薪人數，薪資獎金發錯，異常曠職員工過早發薪
		年度提供薪資扣繳申報資料，需人工處理
		年度薪資清冊需人工整理
HRM 系統導入效益	人事管理面	系統化的管理可完整保留人員異動軌跡紀錄、節省資料查閱與整理的時間成本
	人事管理面	相關人事管理數據分析可由系統提供，以因應主管機關抽查
	考勤管理面	結合卡鐘刷卡紀錄，自動化比對出缺勤並發送出缺勤異常mail通知，簡化人工校對
		完整留存出缺勤紀錄、請假單、加班單
		透過系統管理員工的特休假可休狀況與有效期限，特休福利假等亦同
	勞健保管理面	透過系統正確計算出員工的勞健保代扣金額
		可正確計算出補充保費，並可支援補充保費申報處理作業
		每月僅須核對勞健保局所寄送的帳單是否正確
	薪資管理面	系統化的薪資計算與處理，提高考勤計薪效率，並且降低人為計算錯誤的機率
		免除每月人工製作員工薪資條、獎金條，亦可E-mail保密薪資單，節省紙本列印成本
		可結合銀行所需的EDI轉帳格式，省去每月人工提供銀行轉帳資料的時間成本
		年度薪資扣繳申報資料由系統產生EDI檔案，上傳申報即可，亦可列印薪資扣繳憑單
為何選擇飛騰系統	專案導入與售後服務	有別於傳統導入模式，直接由顧問師依照公司規章完成系統環境與參數建置；使用者僅需學習單據流程的操作，不需設定參數即可進行薪資核算
	專案導入與售後服務	提供企業一個月快速導入上線服務
	服務加值	每月不定期提供最新法規變革與人資時事分享
		重視每一個客戶提出的系統改善建議或客製需求，定期將相關功能更新於套裝版本中
		保固服務範圍內，政府法規異動均免費提供，不會再收取任何額外費用
	未來擴充	除提供EIP Portal模組擴充，亦提供BPM電子表單管理等模組擴充
	未來擴充	有別於其他廠商，提供完整教育訓練、績效考核、職能評鑑管理、人才管理等HRD解決方案

過去企業因為電腦的應用，所以工作方式由人工計薪變成EXCEL計算；網路發達的今天，為因應更快速變化的環境與市場，你的公司該導入HRM系統，讓系統幫你進行計算薪水，按一個鍵幾秒的時間就能得到員工薪水，再次改變，再次進化，讓HR工作效率再次前進一大步。

----------------------------------------------------------------------------

人事薪資系統

人力資源發展系統

企業流程管理系統

人才招募系統

勞動事件法系統

多元打卡解決方案

兼職人員(PT)系統

MIS/IT委外解決方案

飛騰雙週報

免費試用

飛騰雲端所提供的HRM解決方案，是集結與吸取了團隊內各成員在業界十多年的實務經驗而成，並廣納了各種產業類型特有的管理模式，以【集團化】架構為出發點，提供以積木組合為概念可設置N組考勤、薪資制度，讓您自己為自己打造專屬的人力薪資系統！大大降低了客製的可能性，連人力派遣業都適用的解決方案，讓您不再重蹈過去傳統廠商的系統使用經驗。這也就是飛騰雲端所堅持的獨特價值主張【一次滿足 HR 現在需要與未來想要】！即使將來公司因為制度改革而有了新的考勤或者薪資規章也不可以透過積木自定義產生您要的管理制度，大大降低反覆客製化的夢靨 !!

飛騰系統在人資作業的過程中提供許多自動提醒功能，如試用期滿提醒、合約期滿提醒、生日提醒、出缺勤異常提醒、電子薪資條提醒等，簡化人資單位日常的瑣碎工作。並有別於一般傳統廠商的報表呈現，我們直接在報表匯出Excel的同時產生樞紐分析供隨時隨意變換分析維度與數值，省去人事單位自行加工的過程，並且提供更多人力素質分析報表 (如離職率分析、平均年資、平均年齡、新進比率等) 讓您在面對政府機關突如其來的人力數據分析抽查時或者高層主管所需求的管理性質數據，都能直接在飛騰雲端系統中找到合適的報表進行分析。

飛騰系統能解決不同各領域HR的困擾。

飯店/餐飲/連鎖門市業 :

排班維護(輪\排休規費)、月標準工時、雙頭班、PT兼職人員、預防積假、門市獎金、臨時調點支援、空班津貼、品牌利潤中心制

製造業 :

輪班制、外勞、複雜班別津貼、通宵假、欠班還班、職等職級薪資結構、國外派駐人員多幣別發薪、大陸五險一金

服務/科技業 :

研發替代役薪資、彈休福利假、預支特休、彈性上下班、教育訓練留任成本

運動休閒產業 :

每季課程排課表、課程鐘點費 (實際\代課\活動鐘點費)、課程請假單 (代課老師)、課前遲到管理制度

快來找出您的管理上的頭痛病因，趕緊向我們領取處方箋，一帖解憂愁！

----------------------------------------------------------------------------

人事薪資系統

人力資源發展系統

企業流程管理系統

人才招募系統

勞動事件法系統

多元打卡解決方案

兼職人員(PT)系統

MIS/IT委外解決方案

飛騰雙週報

免費試用

人力資源管理團隊的巨大挑戰

隨著時代的發展，越來越多的人力資源管理者將人力資源管理轉型作為首要的工作目標，人力資源部門需要轉變成一個戰略支持部門，既要在人才的選、用、育、留方面制訂適合企業發展的戰略，同時還需要高質量地完成日常人力資源管理服務。在此大背景下，人力資源部門承擔著支持企業短期目標和長期戰略發展的重要角色，這將是人力資源管理團隊的巨大挑戰。

面對新形勢下的人力資源轉型和變革，飛騰雲端(SCS) 充分理解企業人力資源運營面臨的壓力和挑戰，因此為企業人力資源需求提供全面的一站式HRP服務，透過HR共用服務入口網站 (HR Shared Portal)實現HR新運營模式（HR Operating Model），為企業實現一個快速應變、簡潔高效的人力資源部門，從而支持企業在快速變化中取得競爭優勢，這是飛騰雲端系統SCS打造全新共用服務平台的目標和願景。

飛騰雲端SCS HR共用服務入口網站基於微軟的平台搭配雲端服務系統來建設雲端人力資源管理平台，可為客戶提供標準、低成本資訊化解決方案，通過移動終端、手機、短信和其他社交媒體管道服務於企業和員工。SCS 共用服務入口網站具有如下優勢：

飛騰雲端SCS HR為客戶提供一站式的人力資源共用服務，在實現HR全業務流程自動化的同時，專業的服務團隊為客戶員工和人力資源管理者提供從入職到離職整個週期的服務，包括標准化的入離職和員工變化流程、薪資服務、檔案管理、合同管理、資源管理、數據管理，員工留言板等。同時整合飛騰雲端SCS HRM系統現有的保險模塊等傳統功能，為企業管理提供便利。

通過雲端HR系統（SaaS）和 Internet 技術的應用，為企業提供多種HR資訊化解決方案，有效地降低實施成本，服務成本和運營成本。

基於HRP的人力資源商業智慧功能，提供主管支援決策的數據分析，實時地進行人力資源流程的監督及持續改善，飛騰雲端SCS HR共用服務流程結合人力資源管理最佳實踐和合規保障，提升效率，降低風險，為企業人力資源管理保駕護航。

整合HR員工入口網站、電子流程、電子表單等工具，為員工和管理人員提供人性化的表單與流程自定義服務，解決員工在人力資源服務之外的其他需求﹔保証員工、經理、人力資源專家、公司管理階層可以更快捷透過規範化流程與表單互相溝通，對人力資源服務以及各項管理系統觸手可及。

飛騰雲端SCS 陳總經理認為，雲端是未來服務的基礎，這也是為什麼公司名稱會取名叫做「飛騰雲端」的主要原因之一，但有好的雲端技術與解決方案還不夠，對於客戶 HR 角色來說，如何選擇具備好的技術與好的服務的合作夥伴，重點在於對供應商的品牌、技術水準、服務貼心化程度、性價比、大型項目實施經驗和售後服務等綜合實力進行全方位的權衡。飛騰雲端系統繼承了早期20多年前優質服務於飯店餐飲業的ERP系統經驗，在今日打造新的雲端人力資源共用服務平台，提供可靠、高效、可預測的IT運營服務給各行業使用，因此才有了這家公司的誕生。

另外，技術研發總監則表示：「飛騰雲端在HR共用服務領域的創新，結合具備有10多年以上資深顧問群出色的諮詢服務能力，可以為飛騰雲端的合作夥伴提供個性化定制解決方案，以滿足不同行業客戶的特殊需求。」因此我們可以知道，飛騰雲端 HR人力資源作為兩岸三地人力資源服務行業的領跑者，此次共用服務平台的打造，是真正意義上幫助企業用戶人力資源管理部門實現管理高效創新，並為其客戶提供高品質、高價值的服務。

業內專家表示，人力資源管理越來越離不開資訊技術的支援，飛騰雲端 SCS 通過打造共用服務平台，不僅可以引入人力資源領域最先進的資訊技術、管理平台，更有效地幫助在華企業實現人力資源的戰略轉型，同時還將加強飛騰雲端的整體品牌影響力，推動兩岸人力資源管理系統產業的良性發展。

----------------------------------------------------------------------------

人事薪資系統

人力資源發展系統

企業流程管理系統

人才招募系統

勞動事件法系統

多元打卡解決方案

兼職人員(PT)系統

MIS/IT委外解決方案

飛騰雙週報

免費試用

製造業變形工時常見情況

一、管理案例情境

張三兩年前退伍，之後就進入某製造業公司擔任作業員的工作。而張三這兩年來勤奮工作，他的工作績效及配合度獲得公司主管一致讚賞，因此，今年中就被公司升任為領班，負責一條生產線。

由於2014年景氣回升，公司接獲大批訂單，公司這幾個月來，生產線都是滿檔，張三為了趕工必要，天天自動加班之外，也因應公司要求，停放休假及特休假，每天到公司上班，一星期只有「例假」一天可以休息，終於忙到了2014年底，即將與愛情長跑的同學結婚，已經提早跟公司請假，準備辦理相關的結婚事宜 ;但是沒想到在張三即將放假的前一天下班前，公司主管卻告訴張三說，因為公司產線之前因為排放汙水停工很久，現在好不容易復工了，希望他明天能來公司上班，張三頓時陷於兩難。

二、問題

1.根據勞動基準法規劃，張三可否拒絕公司要求 ? 究竟勞基法對於「工作時間」有什麼樣的規定？

2.如果上述問題張三可以拒絕，究竟雇主在什麼情況下可以要求勞工不休假來工作？

三、解說

在台灣早期情況，雇主為降低營運成本，常壓迫勞工長時間工作，工作時間往往超過十二小時，甚至十四小時以上(筆者以往輔導的客戶甚至聽說過有外勞連續工作超過24小時)。但按照經驗來看，勞工長時間工作工作效率不但不會提升，反而會提高意外發生的危險可能性，並嚴重影響勞工身體健康與造成社會問題，因此公權力有必要介入勞動關係，規定每日工時等規範來保障勞工權益。

目前台灣勞基法對於勞工「工作時間」的規定是，每日工作不可以超過八小時；每工作四小時，應有三十分鐘休息時間；每兩週的工作總時數不可以超過八十四小時。這是法律規定最低的勞動條件，如果勞動契約低於這樣的勞動條件，會被認定是無效。為了避免不知情的HR或者工廠領班在排班的時候，不小心誤排了違反上述規定，在飛騰雲端系統中可以透過排班參數設計以及排休設定單來達到這樣的管控，以免誤觸了規定。

不過某些公司因為它的事業性質因素，如果嚴格執行前述的工作時間要求，恐怕會導致企業排班困難，人力成本提高。因此，台灣法律規定，在一特定期間內總工時不變的情況下，允許雇主將正常工作時間重新分配調整，使原本為加班時間轉換成正常工作時間，以節省加班費的成本，這也就是所謂的「變形工時」。

「變形工時」可以分成三種。第一種，「兩週兩日變形工時」，將兩週內二日的正常工作時數，分配到其他工作日，每日不可以超過二小時，每週總時數不可以超過四十八小時；第二種，「四週變形工時」，行政院勞工委員會指定的行業才可以實行，將四週內的正常工作時數，分配於其他工作日，每日不得超過二小時，但是每週工作總時數不受四十八小時限制；第三種，「八週變形工時」，將八週內的正常工作時數加以分配，但每日正常工時不得超過八小時，每週總工時不得超過四十八小時。

另外，企業因景氣或接單變化等情況，雇主可以延長勞工的工時(也就是加班)，但是雇主延長勞工的工作時間連同正常工作時間，一日不得超過十二小時。延長的工作時間，一個月不得超過四十六小時。

此外，勞工每七日中至少應有一日的休息，作為「例假日」。同時，像紀念日、勞動節日及中央主管機關規定應放假的，都應該休假。而勞工在同一雇主或事業單位繼續工作一段時間的話，雇主也應該給予勞工特別休假(特休)。原則上，勞工應放假的日子，是禁止工作的，雇主如果不給勞工放假的話，主管機關可以向雇主科處一萬元以上五萬元以下的罰緩。為了避免雇主不小心誤觸規定，飛騰雲端的HR系統中都可以針對上述的加班以及排休管控點進行有效符合法規的控制，或者可以按照企業特殊性質將加班費用做特殊的處理。

但是在某些特殊情況下，雇主是可以請勞工停止休假，繼續工作的。目前就「例假」與「休假」有不同規定，雇主須因天災、事變或突發事件，認為有繼續工作的必要時，才可以請求勞工在「例假日」工作；至於「休假日」，只要徵得勞工同意，或因季節性有趕工必要，經勞工或工會同意、或因天災、事變或突發事件，認為有繼續工作的必要，雇主就可以請勞工繼續工作了。

四、結論

依照勞動基準法規定，勞工工作每七日至少應有一日的休息。雇主只有因發生天災、事變或突發事件，而認為有繼續工作的必要時，才能要求勞工停放「例假」繼續上班。所以本案中，張三的公司因為臨時因故停工導致復工後須要趕進度，如果該事件可以被認定為屬於突發事件，公司依法可以要求張三不休「例假」，繼續上班，但實務上面通常若員工真的有要事在身，當然還是可以請假。問題就在於該突發事件，因為是屬於可以歸咎於公司自己本身"故意"導致的錯誤(EX:排放汙水)，一般來講不應該歸類於不可抗力因素的天災事變類，而是屬於人禍，因此要說這是吻合勞基法的話，恐怕也很難站得住腳了。